「で、どんな手があるの？」に答える！

　和紙の便箋に筆文字で書き、封筒に入れて記念切手で送る、そんな典型的なものもあれば、華やかなレターセットに万年筆で書くなど、送り方ひとつにも様々な工夫を凝らせる営業手紙です。御礼状・アポイントの打診・新商品の案内など、様々な局面で送ることができます。某證券会社の巻紙（まきがみ）をご存知の方も多いでしょう。

　デジタル全盛の世の中だからこそ、使い古された営業手紙が活きるシーンは多々あります。営業手紙を送って、届く頃に電話でフォローするもよし、営業手紙にCTA（行動喚起）を含むものを同封しておくもよしです。VIP既存客に対しては、商品やニュースレターを送る際に、感謝の気持ちを個別のメッセージと共に送るのも有効です。

　メルマガ、SNSその他の活字に慣れ切っている現代では、１文字１文字丁寧に書かれた手紙は、それだけで相手の情に訴え、心理的なガードを下げる効果があります。字が汚くても気にしないで下さい。小手先の技術論も重要ではありますが、まずは相手のことを思い浮かべて書くことからはじめましょう。

　とはいえ、１通書くのにはそれなりの時間がかかります。状況によって、営業はがきや一筆箋などと切り替えて活用していきましょう。

　営業手紙は、高単価な商品・サービスで、ひとりの営業パーソンに対して割り振れる見込み客が少ない場合は、特に有効です。尚、相手の名前まで分かっていないといけないので、接点のない見込み客に送る場合は、BtoCであれば富裕層リストがある、BtoBであれば社長や役員に直接売り込むケースといった形で制約があることに注意してください。

　既存客に送る場合は継続性に注意し、手書きで送るのはトップ４％のVIP顧客だけに限定しておき、それ以外は印字したものを利用するなど、メリハリをつけた運用が大事です。

　①縁を感じる要素を入れる：特に初回アポイントのきっかけを作りたい場合に有効ですが、何かしら相手と自分とが縁があるような要素［出身・同窓・趣味・共通の知人など］を入れておきます。ただ手紙を送ってくれたから、よりは、たまたま手紙を送ってきた人が◯◯な人でね、という方が大義名分が立ち、アポイントにつながりやすくなります。

　②テレアポする：営業手紙に返信がきて、それにより文通のようにアポイントが入る、ということは大変考えにくいです。即座に行動喚起を促すのであれば、送って届く頃にテレアポをします。このとき、中身を読んだかどうかは気にする必要はありません。目的はアポイントを取得することだからです。

　③CTA（行動喚起）を同封する：営業手紙はその他の紙媒体よりも開封して読んでいただきやすい特長があります。それを利用して、テレアポではなくハガキやFAXでの返信、ステップメール登録などを促すのも有効です。特に、既存客に送る場合、代筆業者を使う場合は、テレアポ以外のCTAを検討しておくといいでしょう。

　①間違えたら新しく書き直す：たまに二重線で消している手紙を見ますが、やめてください。非常に目立ちます。せっかく手間をかけて丁寧にやっているという印象を与えられるのに、書き損じを二重線で消していては手抜きだと思われて、逆効果にもなりえます。

②細かいことを気にしすぎない：一番良くないのは、細かいことを気にしすぎて、結局送っていない、ということです。どんな文豪が書こうと、開封率にそこまで差はありません。つまり、一定確率で読まれていませんので、あくまでテレアポなどのきっかけだという意識で、細かい点にこだわり過ぎないようにしましょう。

　③宛名を手書きで書く：間違いが怖くて封筒の宛名を印字してしまいそうになるかもしれませんが、ここは手書きの方が有効です。というのも、封筒が印字されてるなら中身も印字されているだろう、それならテンプレートだから読む必要はないな、と営業手紙を開かれない可能性を上げてしまうからです。

step.1 　全体戦略での位置づけを決める

　営業手紙は、強力なツールではありますが、いかんせん時間がかかるため、これだけに頼る、というわけにはいきません。通常のテレアポやダイレクトメール、営業はがきやデジタルマーケティングと併せて、難攻不落先にだけ使うなど、要所要所で有効に使うにはどうするか、俯瞰して考えておきます。

step.2 　便箋や封筒などを揃える

　個人事業主であれば色々な便箋や封筒で送るのも個性が出ていいですが、組織として実施していくならまとめ買いした方がコストが下がります。また、その柄などにより、書けるスペースが決まりますので先に準備しておきましょう。

step.3 　テンプレートをつくる

　WordでもExcelでもいいので、テンプレートを先に作ります。部分的に個別の表現ができるように余白をつくっておくといいでしょう。また、時候の挨拶を入れる場合は、時期ごとの挨拶一覧表を作成しておきます。これにより、実際に頭を使うポイントは個別要素の数行のみとなります。

step.4 　書いて送る

　１通１通、丁寧に書いて送ります。印字して署名だけする方が相手も読みやすい、という意見もありますが、営業手紙において読みやすさの優先順位は低いです。同様に、あなたが地域で有名な社長でもない限りは手紙をコピーするのもおやめください。

step.5 　後工程とあわせて検証・改善する

　手間がかかるだけに、効果検証をきっちりやっておきたいところですが、営業手紙だけでKPIは成立しませんので、テレアポ成功率やハガキの返信率、ステップメール登録率、QRコード遷移率などを、営業手紙なしの場合と比較して検証していきましょう。

おまけ.スベらないダンドリシート

作成中です。

プロが使っている、もっと詳しいフォーマットも利用いただけます

（外部リンクです。遷移先から取得してください）